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​吉林交通职业技术学院机要文件管理办法

信息来源: 暂无 发布日期: 2015-10-12 浏览次数:

吉林交通职业技术学院机要文件管理办法

 

一、本办法指的机要文件包括上级机关下发的,其他部门单位传递的和学院形成的机要文件、资料、刊物、密码电报,载有机要内容的会议记录、电话记录、表册、照片、录音、录像、电传、计算机磁盘和工作笔记本等。

二、机要文件的管理,必须遵循既便利工作,又确保机要安全的原则。

三、机要文件的收发和内部运转应建立严格的签收制度,机要信件要有机要人员签收,机要人员不在时由部门领导指定的代收人按要求签收,签收时要逐件清点。急件要注意签收的具体时间,信件由机要员拆封登记,登记文件须将标题、密级、发文单位、字号及件数登记清楚。

四、机要文件专柜存放,钥匙由机要人员负责保管。机要人员因公外出,由文秘科科长暂时保管,机要人员外出前和回来后都须办理交接手续。每天下班前、上班后和节假日要进行安全保密检查。

五、机要文件严格按照规定的范围阅读、传达,不得扩大阅读传达范围,不得向无关人员泄露文件内容。

六、转阅、借阅文件要严格履行登记手续,随时掌握文件去向,以免漏传、误传。急办文件立即通知有关负责人阅办。

七、机要文件一律在办公室阅读,不得将文件带到住所或公共场所。

八、传阅机要文件由机要人员负责,阅文对象不得自行横传,不得随便取走文件,阅后及时交还秘书科。机要人员每天将送阅的文件收回检查,发现缺少文件,要及时追查。绝密文件要严加管理,机要人员要及时送阅,等候收回。机密文件要在一天内送阅收回。

九、确因工作需要摘抄文件有关内容,经主管院领导批准后可将其主要精神摘抄在保密笔记本上,不得摘抄全文,摘抄的笔记本要妥善保管。

十、传递机要文件应包括加封,标明密级。从机要通信邮寄或由机要通讯员递送。递送文件要注意保密安全,交接文件必须严格履行交接手续,途中不得办理与传递文件无关的事项。

十一、不得用普通电话、无线话筒传达机要文件和密码电报精神,不准用明码电报代发密码电报和机要文件。同一事件不能既发密码电报,又发明码电报,传输机要文件,必须用有加密措施的传真机传输。

十二、因工作需要,确需复印“机要”、“机密”级文件,需事前履行登记手续,并经办公室负责人批准后,由办公室文书复印、编号后交有关人员使用,并按规定时间退还文秘书科机要员销毁。复印件等同原件管理。

十三、机要文件未经制发机关批准,不得自行翻印,经批准翻印的文件,要注明翻印机关的名称,翻印时间、份数。

十四、机要文件要建立清退、归档、销毁制度。发至办公室的机要文件、资料按规定做好清理。

十五、不需归档的密码电报、机要文件,资料刊物和重要文件,需要销毁的,必须登记造册,经办公室主任批准,按保密废纸回收销毁的要求销毁。

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