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吉林交通职业技术学院会议室使用管理办法

信息来源: 暂无 发布日期: 2015-10-12 浏览次数:

吉林交通职业技术学院会议室使用管理办法

 

为加强学院会议室管理,规范会议室使用,更好地保证会议室的各项设施完好和环境整洁,结合我院实际,特制定本办法:

一、会议室管理

综合实训楼内所有会议室包括贵宾室、第一会议室、第二会议室、学术报告厅和多功能厅,统一归学院办公室管理。

(一)会议室规模及用途

1.贵宾室主要用于接待上级领导和外宾,可容纳15人;

2. 第一会议室主要用于学院中层干部会议或接待上级机关检查工作,可容纳80人;

3. 第二会议室主要用于学院党委会和院长办公会,可容纳20人;

4. 学术报告厅主要用于召开学术交流会和研讨会,可容纳120人;

5. 多功能厅主要用于学院召开全体教职工大会和大型报告会,可容纳320人。

(二)日常管理

1.会议室的日常卫生由专人负责;

2办公用品摆放整齐、有序,桌椅上无杂物,室内无与会议室无关的物品;

  3.门窗及玻璃干净、明亮,室内外地面及墙面无污渍;

  4.地面清扫及时,干净;

  5.桌椅、橱柜等易落灰尘的物品随时擦拭;房门拉手处、开关无污渍;

  6.饮水机、茶杯、空调、电话、音响、电脑显示屏、主机、键盘、电话上无灰尘污渍;

  7.会议室应在每次会议后及时清扫卫生,整齐摆放桌椅,清理茶杯、废纸等杂物,有损坏及时向行政科科长报告;

8.卫生清扫要坚持高标准,以积极的态度认真对待,并自觉维护和保持;

9每天下班前或会议结束后,会议室管理人员需进行一次防火检查,检查烟灰缸、关闭电脑、关闭照明灯、切断电源,关好门窗、锁好门。

二、会议室的使用

(一)使用会议室的单位(部门)和人员需要提前向办公室提出书面申请,并做好相关登记,登记时要写明借用单位(部门)、开会具体时间、使用时限、使用设施、参加会议的人数、联系人及联系电话,经办公室批准后方可使用。

(二)外单位借用会议室开会或办培训班要先经学院同意后,由学院按相应标准收费,收费标准见附表。

(三)如遇有学院党委会、院长办公会或上级机关领导视察、有关部门检查工作时,办公室有权调整会议室的使用顺序。

(四)会议前的准备工作由会议承办单位负责(含会议通知、会场布置等)。

(五)会议期间,请爱惜会议室的设备及物品,如投影仪、音响等,贵重物品由专人负责操作,其他人不得擅自使用和操作。要注意保持卫生,禁止吸烟,禁止随地吐痰,严禁在墙壁、桌椅上乱涂乱画,严禁拖动桌椅。

(六)会议结束后,要认真检查会议室内各项设施,及时将桌椅摆放好,将水瓶、烟头、果皮、纸屑等杂物倒掉,彻底清扫会议室。注意关好电源、门窗。如发现设备故障和公物损坏,应及时报告行政科科长并照价赔偿。会议室清理完毕后,由行政科科长负责审验后,将会议室钥匙交还行政科科长。

附表:1、吉林交通职业技术学院会议室收费标准

  2、吉林交通职业技术学院会议室使用登记表

 

 

 

附表1:

吉林交通职业技术学院会议室收费标准

会议室名称

使用时间

收费标准(元)

备    注

多功能报告厅

一天

3000

各会议使用半天即上午或下午均不超过4个小时,则按半价收取。

学术报告厅

一天

2000

第一会议室

一天

1000

第二会议室

一天

500

附表2:

 

吉林交通职业技术学院会议室使用登记表

会议室名称

使用单位

人数

开会时间

使用

时限

使用设施

联系人

及电话

备注

多功能报告厅

学术报告厅

第一会议室

第二会议室

经  手  人

办公室

  • 吉林交通职业技术学院办公室 地址:吉林省长春市新电台街63号吉林交通职业技术学院综合实训楼520室 邮编:130012