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    吉林交通职业技术学院会议室使用管理办法

    信息来源: 发布日期: 2019-05-27 浏览次数:

    吉林交通职业技术学院会议室使用管理办法

    为加强学院会议室管理,规范会议室合理有序使用,保证会议室设施完好和环境整洁,保障各类会议顺利召开,结合我院实际,特制定本管理办法。

    一、会议室管理

    学校办公室管理的会议室主要包括:综合实训楼五楼,第一会议室、第二会议室、第三会议室;六楼学术报告厅和多功能厅。会议室统一归学院办公室管理,实行专人专管。主要负责:会议室的管理和安全防范工作。

    (一)会议室规模及用途

    1.第一会议室主要用于学院中层干部会议或接待上级机关检查工作,可容纳90人,具备多媒体会议功能。

    2.第二会议室主要用于学院各类小型会议,可容纳16人。

    3.第三会议室主要用于学院党委会和院长办公会,接待上级领导和外宾,可容纳43人,具备多媒体会议功能。

    4.学术报告厅主要用于召开学术交流会和研讨会,可容纳120人,具备多媒体会议功能。

    5.多功能厅主要用于学院召开全体教职工大会和大型报告会,可容纳320人,具备多媒体会议功能。

    (二)日常管理

    1.第一会议室、第二会议室、第三会议室的日常卫生由专人负责;学术报告厅和多功能厅由三名勤工助学的学生负责。

    2.会议室内地面、门窗、桌椅应干净、明亮、摆放整齐、有序,桌椅上无杂物,室内无与会议室无关的物品。

    3.会议室内音响设备等易落灰尘的物品随时擦拭;房门拉手处、开关无污渍。

    4.会议室应在每次会议后由会议室使用单位,进行一次防火检查,关闭所有用电设备、切断电源,关好门窗、锁好门;并及时清扫卫生,整齐摆放桌椅,清理废纸等杂物。

    5.卫生清扫要坚持高标准,以积极的态度认真对待,并自觉维护和保持。

    二、会议室的使用审批程序

    (一)会议室的使用遵循先全局性会议后部门会议、先紧急会议后一般会议的原则。使用会议室应在会议召开的前一天向学校办公室提出申请,填写《会议室使用审批表》,申请通过后方可使用。

    (二)如遇特殊情况,由办公室负责调整会议室的使用。

    三、会议室的使用要求

    (一)使用会议室的部门在会议召开前,由音响设备操作员调试会议室音响设备。

    (二)会议前的准备工作由会议承办单位负责。如需改变会场布置,必须在提交《会议室使用审批表》时说明原因,办公室同意后方可改变会场布置。会议结束后按原貌恢复会议室。

    (三)会议期间,请自觉爱护会议室设施,如电子设备、投影仪、音响等,贵重物品由会场使用单位指派专人负责操作,其他人不得擅自使用和操作;要注意保持卫生,禁止吸烟,禁止随地吐痰,严禁在墙壁、桌椅上乱涂乱画,严禁拖动桌椅。

    (四)如部门临时取消会议,再需使用时,需重新申请。部门应在预约时间内使用完毕,若后续时间无其他安排,可超时使用。但若紧接的时间段内已安排了其他部门使用,超时部门必须终止会议离开会议室。

    (五)会议结束后,要认真检查会议室内各项设施,关闭电子设施;桌椅摆放整齐 ;将水瓶、果皮、纸屑等杂物倒掉;门窗关闭,室内干净整洁。如发现设备故障和公物损坏,应及时报告行政科科长并照价赔偿。会议室清理完毕后,由会议使用部门负责人检查验收后,拍照留存,将会议室钥匙交还办公室行政科。

    (六)未经允许,任何部门和个人不得擅自使用会议室、不得擅自挪用会议室内设备和物品。若要借用会议室内设备或物品,需经办公室批准,借用完毕后,需要及时归还。

    (七)会议室管理人员,在检查会议室时,如果发现会议室使用单位,为按要求在会议结束后对会议室进行清扫,整理等,办公室有权在该单位再次申请会议室时进行管控。

    四、本办法于下发之日起执行。

    附件:1、 吉林交通职业技术学院会议室使用审批表.docx

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